Todoist — менеджер задач, ставший первой моей покупкой в Google Play

Todoist — список задач на "Сегодня"
Todoist — список задач на «Сегодня»

Вторая достойная программа, для который не жалко $4 в месяц. Первой стала домашняя бухгалтерия Alzex Finance с разовой оплатой 590 RUB в 2018 году.

Todoist — одно из лучших решений на рынке программного обеспечения по тайм-менеджменту. Здесь, в отличие от основных конкурентов (Google Tasks, Microsoft To-Do, Wunderlist и др.) больше возможностей и удобнее интерфейс.

Официальный сайт: https://todoist.com/overview

Программа представляет из себя чек-лист списка задач на день, неделю, месяц и любую другую дату. Благодаря вспомогательным инструментам, позволяет быстро записывать идеи, срочные задачи, проводить их сверку и актуальность, а также вносить изменения.

Функционал обычного аккаунта и премиум сильно отличается.

При этом базовой версии вполне достаточно — отключены лишь вспомогательные функции (комментарии, метки, фильтры и синхронизация с Google календарем). Данные функции ощутимо расширяют удобство, когда у вас свыше 20 проектов в которых накоплено по 10-20 задач.

Долгое время подписка стоила $36 / год (~ 1000 грн.) с разовой оплатой. Такой подход не очень удобен, но недавно обнаружил возможность приобрести премиум за $4 / месяц (~ 112 грн. и $48 / год), чем сразу же и воспользовался.

Основной функционал, нюансы и преимущества менеджера задач Todoist представлены ниже.

Список задач

Существует масса систем управления временем:

  • Простой плана на день «в голове» или на бумаге;
  • Разделение задач на приоритетные группы;
  • Дотошное скрупулезное планирование каждой свободной минуты;
  • Подключение техник Pomodoro-таймера;

Все методы, так или иначе, сходятся на необходимости составления списка задач. Списки — это то, с чем работают все подобные системы и данная программа аналогично.

Проекты — разделение задач по логическим категориям

Проект — аналог папки на компьютере, а задачи — файлы в ней. Когда файлов становится слишком много или логика некоторых из них требует хранения другой папке, их перемещают в новое место.

В какой-то момент списков становится настолько много, что работать с ними неудобно. Появляется необходимость их сортировки и Todoist готов предложить для этих целей наиболее комфортный функционал — проекты с возможностью вкладывать один в другой.

Например, задачи по работе, учебе, дополнительная работа / хобби, домашние дела, срочные задачи, возможные планы на будущее, список статей к прочтению и многое другое неразумно хранить в едином списке. В будущем, попытка разобрать такую свалку потребует много времени и сил и приведет к разочаровании в планировании, как явлении, в принципе. А все из-за неправильного подхода!

Также отдельные проекты необходимы, когда, в рамках одной и той же категории необходимо выполнять разные, не пересекающиеся между собой задачи.

Например, у меня на обслуживании пять торговых объектов. Разумеется, складировать все задачи по десяти независимым проектам в одну кучу неразумно, но и выделять их в отдельные корневые проекты также так же неразумно ввиду того, что все они попадают в более глобальную группу: «Работа / Основная работа».

Поэтому заворачиваем такие задачи в глобальный проект «Работа», создаем под каждый (в моем случае —торговый объект) отдельный проект «Адрес магазина» и вкладываем их в глобальный проект «Работа». Пример ниже (замазано, но провести собственную аналогию можно).

Todoist — список вложенных проектов
Todoist — список вложенных проектов

В примере выше я зашел еще дальше: создал глобальную папку «Рабочее», куда поместил все свои веб-проекты, а пример, описанный ранее, со всеми своими вложенными под-проектами является здесь не корневым, а таким же под-проектом.

Вложенные задачи и подразделы

Практически любой офисный работник имеет ряд рутинных циклических задач из разряда «подготовит отчет», «прийти на совещание», прочее. Назначив им время, цикл повторений и нужный проект за них можно забыть. Они будут выводиться в сводку «Сегодня» и «7 дней» и никогда больше не потеряются.

Но бывает так, что такие задачи путаются «под ногами» и хотелось бы как-то их скрыть. Для этого предусмотрен функционал подразделов (см. скриншот ниже). Он скрывает в себе вложенные в него задачи.

Также распространены задачи с разбиением на этапы. Todoist позаботился и об этом. Если задача имеет несколько этапов выполнения, разбиваем ее на эти этапы (скриншот ниже). Когда этапов слишком много, проще создать отдельный проект (см. выше).

Решение на скриншоте ниже.

Todoist — вложенные задачи и подразделы внутри проекта
Todoist — вложенные задачи и подразделы внутри проекта

Даты, метки, фильтры, приоритет и комментарии к задачам

todoist filters - Todoist — менеджер задач, ставший первой моей покупкой в Google Play

Сравните скриншот выше (из раздела вложенных задач) и этот — разница очевидна!

Во-первых, это не проект а фильтр по конкретным датам и проекту, исключая все задачи с повторением. Такой себе способ не пропустить важные задачи, откинув из него менее приоритетные и рутинные.

Во-вторых, здесь более понятно и комфортно получать информацию благодаря вспомогательным инструментам:

  • Проекты — базовый функционал находится справа и помечен цветной точкой;
  • Приоритеты (красный, синий и желтый) — позволяют визуально выделить более важный задачи;
  • Метки (мелкий шрифт под задачей) — способ связать задачи из разных проектов по общим критериям;
  • Комментарии — разделение задач на название и более подробное описание;
  • Даты выполнения — конкретный день или день + время;

Как оптимизировать рабочий день с Todoist

Главная задача данного менеджера задач — контроль времени и выполнение поставленных задач. Здесь есть все для этого.

  • Папка по умолчанию «Входящие» — задачи, которым не определен проект. Все добавленные задачи по умолчанию попадают в эту папку. Удалить или изменить ее нельзя;
  • Папка по умолчанию «Сегодня» — принцип тот же, но сюда попадает выборка задач со сроком выполнения на текущий день;
  • Папка по умолчанию «Следующие 7 дней» — аналогично папкам выше собирает в себе все задачи, чей срок выпадает на ближайшую неделю;

Вдобавок к инструментам, описанным выше, готовый к выполнению список получается красивым и разноцветным (элементы визуально разделены, информация воспринимается проще).

Синхронизация с Google календарем

Инструмент, позволяющий посмотреть на карту свободного времени. Определить время отдыха, перенести задачи на свободное время или назначить дополнительные и др.

Карта свободного времени в Google Calendar с задачами из Todoist
Карта свободного времени в Google Calendar с задачами из Todoist

Todoist для списка идей и мыслей

Каждому знакома ситуация: в голове крутится мысль, появляется желание ее реализовать в ближайшем будущем. Однако, большинство подобных идей остается нереализованными. Мы их забываем и это нормально! Наш мозг ведет собственную игру и за нас принимает решение, что помнить, а от чего избавиться.

Todoist предоставляет решения для фиксации подобных идей в программе. Для этого разработана папка «Входящие» (см. выше) и куча инструментов для оперативного внесения новых задач (см. ниже). Позже, когда мы просматриваем «Входящие», а поверьте, это придется делать регулярно, все забытые и потерянные некогда идеи снова освежаются в памяти. А дальше — проект, приоритет, дата реализации!

Работа с Gmail и Outlook

Имеются плагины для удобной работы с почтовыми клиентами. Не пробовал т.к. почту получаю через встроенный клиент в Windows 10, а ставить на рабочий ПК все это не вижу смысла.

Виджеты, плагины и быстрый доступ к Todoist

А теперь главное, почему мне так полюбился данный программный комплекс. Клиенты есть для всех платформ, но это далеко не все. Разработчики сделали все возможное, дабы добавление задач проходило максимально быстро с минимальным количеством телодвижений.

Web-клиент

Доступ в кабинет с задачами через браузер. Удобно и быстро, когда необходимо детально поработать с задачами. Телефон для таких целей не совсем подходит (больше телодвижений, дольше по времени).

Android

Помимо виджета для рабочего стола, предусмотрен и более быстрый способ добавления задачи. Программа при этом не открывается. Все происходит на лету, поверх остальных окон.

Todoist —  Быстрое добавление заметок через меню основных инструментов Android
Todoist — быстрое добавление заметок через меню основных инструментов Android
Todoist —  при нажатии на значок выше открывается упрощенный интерфейс добавления задачи.
Todoist — при нажатии на значок выше открывается упрощенный интерфейс добавления задачи.

Например, необходимо скопировать текст с Telegram и назначить дату выполнения. Легко! Тянем пальцем «шторку» телефона вниз, жмем на кнопку, пишем текст и сохраняем. Telegram при этом остается на месте т.к. окно Todoist не запускается.

Браузер на компьютере

Думаю, вы уже догадались, какие возможности несет данная кнопка. От добавления виде с Youtube в проект «Посмотреть позже», до сохранения статей в проект «Прочитать позже». Главное не увлекаться, рискуете получить свалку бесполезного контента, который так и останется болтаться в списках без реализации.

Todoist — плагин для браузера на компьютере
Todoist — плагин для браузера на компьютере

Официальный сайт: https://todoist.com/overview

Читайте также

Похожие записи

Youtube Time Tracker — плагин учета времени для Ютуба
Вот так вот незаметно, менее, чем 8 месяце я насмотрел видео на 255 часов. Небольшие расчеты того, сколько это на...
BotMek — универсальный автокликер для зацикливания рутинных действий
BotMek – универсальный автокликер, предназначенный упростить игровой процесс в онлайн играх. В нынешнее время, игровая индустрия все больше выпускает различные...
Дизайн интерьера 3D — простая программа для сложной планировки
Дизайн интерьера 3D — название простой и в то же время довольно продвинутой программы, позволяющий проектировать, как целые здания, так...
Карьера в digital агенстве — тренды и вакансии будущего
Сегодня digital агенство является вершиной эволюции компаний, связанных не только с разработкой сайтов, но и всеми процессами, связанными с ними....
Tukan — приватный мессенджер без привязки к номеру телефона
В эпоху, когда технологии развиваются семимильными шагами, та технология, которая еще вчера считалась сверх защищенной, может оказаться не готовой к...

Комментарии

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *