Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

google docs editor 620x302 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Google Docs — важный и очень полезный инструмент в офисной экосистеме корпорации Google. Все проекты этого ИТ гиганта тесно пересекаются между собой, и проект «Документы» очень удачно вписался сюда и занял свою нишу.

С осени 2019 года вынужденно перешел с MS Office на Google Docs и теперь могу отстаивать этот проект в разных спорах. Сам по себе он был бы не так удобен, но связка с экосистемой Google меняет все кардинально.

Дошло до того, что мне неудобно работать с MS Office. При этом на основном месте работы все базируется полностью на продуктах Microsoft. Если с текстовыми документами еще как-то продолжаю работать, то таблицы стараюсь переносить в Google. 

В данной статье распишу возможности всего проекта в целом без акцентирования внимания на конкретном модуле. При этом все же больше внимание придется отдать текстовому редактору т.к. у него больше технических возможностей в экосистеме Google. 

Большинство скриншотов сделаны в процессе написания этой статьи в Доках.

Структура Google Документов

Это полностью браузерный проект с которым удобнее всего работать через родной браузер — Google Chrome. Ниже узнаете почему. Он состоит из четырех автономных модулей, доступ к которым доступен по ссылке: https://docs.google.com/.

Документы. Аналог MS Word. Текстовый редактор, содержащий весь основной функционал для работы с текстовыми документами практически любой сложности. Таких наворотов, как у оригинального продукта здесь нет, но текстовую работу здесь выполнять можно на высоком уровне.

Таблицы. Аналог MS Excel. Функционалом не блещет и макросы запустить тут не получится, но весь базовый функционал, формулы и удобство мобильности заметно решает. 

Презентации. Аналог MS PowerPoint. Не пробовал т.к. нет необходимости. Сервис для создания слайдов и документов для презентации любого продукта.

Формы. Уникальное и полезное решение. Также не тестировал, но часто сталкивался. Своеобразный конструктор форм для создания опросов. Здесь и текстовые поля, и чекбоксы из нескольких пунктов. Удобно для быстрого опроса большой аудитории. Достаточно настроить опросник и разослать всем респондентам.

Хранилище документов и работа со свалкой файлов

По ссылке выше открываются текстовые файлы офисного формата (*.gdoc, *.doc, *.docx и подобные им), находящиеся на Googe диске. Грузятся в общую кучу без иерархии и возможности использовать каталоги. Сортируются по дате последнего открытия. Таблицы и остальные сервисы находятся там же и работают по тем же алгоритмам.

Отчасти это неудобно, но со временем придет понимание, как с этим работать т.к. есть решение.

Да, все файлы придется хранить именно на Гугл диске, иначе нет смысла вообще работать в этих доках. Для быстрого доступа к файлам верхняя правая иконка в форме папки открывает каталог на Google Drive. Потеряться в файлах довольно сложно. 

google docs main page 620x235 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
Главная страница Google Docs
google sheets catalog 620x397 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
Главная страница Google Sheets

Плагины и работа с документами Microsoft Office

Как и всегда, стоковое решение не дает всех преимуществ. Поэтому Документы стоит дополнить, как минимум, официальными плагинами от Google. 

Еще раз подчеркну, что важно научиться пользоваться и установить на все устройства связывающий все проекты сервис — Google Drive т.к. все документы будут храниться именно там.

google docs save as microsoft 620x596 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
  • Google Документы офлайн — официальное дополнение от разработчиков, которое тянет файлы с диска, установленного на компьютере и при подключении к сети синхронизирует их с диском в облаке. Удобно в поезде, самолете и т.д.
  • Редактирование файлов Office — официальное дополнение от разработчиков, которое позволяет открывать и редактировать файлы MS Office в браузере. Достаточно перетянуть. Редактор плохой. Проще конвертировать в *.gdoc и по окончании скачивать *.docx
  • Google Keep — базовый заметочник от Google, который всегда доступен в документах. Удобно переносить данные. Редко нужен, но советую сразу переходить на него на своем телефоне т.к. воронка Google сервисов быстро затягивает своим удобством. 
  • Reader Mode — сторонний плагин, который выключает любой сайт, оставляя только текстовое содержание основной части сайта. Часто нужен в копирайтинге.

Командная работа и «прямой эфир» в Google Таблицах

Редактируемые файлы синхронизируются в реальном времени. Это позволяет прямо с телефона вносить в таблицы правки и в прямом эфире видеть их в этом файле на всех открытых платформах. 

Т.е. несколько человек редактируют один и тот же файл, а изменения видны, словно при просмотре видеоролика. Это дает возможность работать с таблицами командно. Когда у каждого свой столбец и работа ведется параллельно.

Где применимо

Два инженера на объекте должны настроить больше сотни единиц оборудования. Оборудование имеет некие опознавательные знаки в виде номеров. Третий инженер из офиса должен установить на настроенное оборудование новую прошивку. 

Как и всегда, задачу нужно выполнить «еще вчера», т.е. делать нужно быстро!  Как не сойти с ума и не посадить батарею на телефоне?

  1. Инженеры создают таблицу и фиксируют в ней отработанное оборудование по заранее оговоренной схеме (крестики, нолики, прочее).
  2. Инженер из офиса видит в прямом эфире правки в таблице и устанавливает прошивку. Никто никому не звонит т.к. нет необходимости.
  3. Инженеры на объекте не путаются в оборудовании т.к. видят ту же самую таблицу с пометками от самих себя и инженера из офиса.
  4. Если возникают проблемы, ставится другая пометка и оборудованию уделяется повторное внимание.

Гениально! Этот под применим и к текстам, но специфика текстовых документов немного отличается.

Работа с календарем в Google Docs

google docs calendar addevent 620x304 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Еще один полезный сервис. Достаточно в правом сайдбаре выбрать календарь, и создать событие. Календарь будет полезен в ряде случаев:

  1. Когда нужно установить напоминание и быстро найти нужный документ в указанное время (например, завершить работу в файле через неделю).
  2. Когда нужно создать задачу не покидая активную вкладку. Особенно актуально для сторонних менеджеров задач с синхронизацией с Google Календарем (например, завершить работу в файле через неделю).
  3. Когда нужно перенаправить файл для дальнейшей работы другому человеку. Достаточно открыть файл для редактирования конкретным участниками или только по ссылке и назначить задачу на нужный почтовый ящик (см. скриншот назначения задачи другому выше и результат ниже).

На примере показаны два почтовых ящика. Основной замазываю т.к. не хочу его попадания в базы рассылок. При создании события выбрал дополнительное уведомление по почте и прикрепил ссылку на редактуру файла. 

google docs calendar to mail 620x349 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Google Tasks

Я его не использую т.к. у него один громадный минус: задачи, созданные с телефона не попадают в календарь вообще. Это очень неудобно. Поэтому нашел альтернативное решение — менеджер задач TickTick. Также можно использовать любой другой, например, Todoist.

Создаваемые на мой почтовый ящик события автоматически синхронизируются с менеджером, а на ключевые и вовсе настроена пересылка из почты, прямо в задачник.

google docs calendar Ticktick 620x641 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Заметки

Помимо менеджера задач и календаря, у любого продуктивного человека должен быть заметочник. Это простая программа для простых записей, которые не тянут на полноценную задачу.

Список покупок, номер телефона, адрес, имена, какие-то числа и другое нужно куда-то записывать.

Экосистема Google дает прекрасное решение, совместимое с документами, почтой, календарем и браузером. отдельный плагин позволяет сохранять данные налету.

google docs via keep 620x390 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Принцип тот же. Для заметок есть отдельный сайт для более удобной работы, а плагин для браузера позволяет быстро сохранять разные незначительные данные прямо на страницах сайтов https://keep.google.com/

Почта

Как вы уже догадались и увидели выше, почта тесно пересекается с документами. Нет смысла что-то описывать т.к. все удобства показаны на скриншотах выше и ниже. Все делается из одного места. Никаких лишних телодвижений.

google docs calendar to mail 2 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Его величество — Google Drive

Это своеобразный центр управления экосистемой аккаунта Google. Все документы проходят через него.

Если плотно осваивать работу через Google сервисы, придется обязательно его установить. К тому же диск синхронизирует с облаком все нужные вам файлы. Т.е. если целенаправленно не удалять, ничего никогда не потеряется.

Читайте также

Похожие записи

Notepad++ 8.0 — Новая номерная версия редактора вышла спустя пять лет
Спустя почти пять лет разработчик Notepad++ Дон Хо анонсировал новую номерную версию редактора — 8.0. Предыдущая версия 7.0 вышла еще...
5 ингредиентов вирусных статей
Истории, которые можно рассматривать как умеренно вирусные, обеспечивают долгосрочный трафик и постоянный органический обмен ссылками со стороны читателей. Все эти...
Лицензия на изображения — преимущества платных и бесплатных фото банков
Графический контент позволяет в корне изменить восприятие статьи. Графика разбавляет текстовую портянку, что крайне важно сегодня —  во времена, когда...
Reader Mode — полноценный режим чтения с помощью расширения для Chrome
Согласитесь, на скриншоте выше можно прочитать статью, но идеальным эти условия назвать сложно. Отвлекающий темный сайдбар справа, метаданные самой статьи...
Копирайтерам на заметку — подборка полезных сервисов проверок уникальности и качества текстов
Решил собрать в одной статье все самые популярные сервисы для работы уже с готовым текстом. Основные проблемы текстов для веб-сайтов...

Комментарии

Бесполезно писать спамные сообщения. Все комментарии проверяются;
Можно оставлять ссылки (через <a href), если они несут полезную информацию или дополняют статью;

Добавить комментарий