Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

google docs editor 620x302 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Google Docs — важный и очень полезный инструмент в офисной экосистеме корпорации Google. Все проекты этого ИТ гиганта тесно пересекаются между собой, и проект «Документы» очень удачно вписался сюда и занял свою нишу.

С осени 2019 года вынужденно перешел с MS Office на Google Docs и теперь могу отстаивать этот проект в разных спорах. Сам по себе он был бы не так удобен, но связка с экосистемой Google меняет все кардинально.

Дошло до того, что мне неудобно работать с MS Office. При этом на основном месте работы все базируется полностью на продуктах Microsoft. Если с текстовыми документами еще как-то продолжаю работать, то таблицы стараюсь переносить в Google. 

В данной статье распишу возможности всего проекта в целом без акцентирования внимания на конкретном модуле. При этом все же больше внимание придется отдать текстовому редактору т.к. у него больше технических возможностей в экосистеме Google. 

Большинство скриншотов сделаны в процессе написания этой статьи в Доках.

Структура Google Документов

Это полностью браузерный проект с которым удобнее всего работать через родной браузер — Google Chrome. Ниже узнаете почему. Он состоит из четырех автономных модулей, доступ к которым доступен по ссылке: https://docs.google.com/.

Документы. Аналог MS Word. Текстовый редактор, содержащий весь основной функционал для работы с текстовыми документами практически любой сложности. Таких наворотов, как у оригинального продукта здесь нет, но текстовую работу здесь выполнять можно на высоком уровне.

Таблицы. Аналог MS Excel. Функционалом не блещет и макросы запустить тут не получится, но весь базовый функционал, формулы и удобство мобильности заметно решает. 

Презентации. Аналог MS PowerPoint. Не пробовал т.к. нет необходимости. Сервис для создания слайдов и документов для презентации любого продукта.

Формы. Уникальное и полезное решение. Также не тестировал, но часто сталкивался. Своеобразный конструктор форм для создания опросов. Здесь и текстовые поля, и чекбоксы из нескольких пунктов. Удобно для быстрого опроса большой аудитории. Достаточно настроить опросник и разослать всем респондентам.

Хранилище документов и работа со свалкой файлов

По ссылке выше открываются текстовые файлы офисного формата (*.gdoc, *.doc, *.docx и подобные им), находящиеся на Googe диске. Грузятся в общую кучу без иерархии и возможности использовать каталоги. Сортируются по дате последнего открытия. Таблицы и остальные сервисы находятся там же и работают по тем же алгоритмам.

Отчасти это неудобно, но со временем придет понимание, как с этим работать т.к. есть решение.

Да, все файлы придется хранить именно на Гугл диске, иначе нет смысла вообще работать в этих доках. Для быстрого доступа к файлам верхняя правая иконка в форме папки открывает каталог на Google Drive. Потеряться в файлах довольно сложно. 

google docs main page 620x235 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
Главная страница Google Docs
google sheets catalog 620x397 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
Главная страница Google Sheets

Плагины и работа с документами Microsoft Office

Как и всегда, стоковое решение не дает всех преимуществ. Поэтому Документы стоит дополнить, как минимум, официальными плагинами от Google. 

Еще раз подчеркну, что важно научиться пользоваться и установить на все устройства связывающий все проекты сервис — Google Drive т.к. все документы будут храниться именно там.

google docs save as microsoft 620x596 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса
  • Google Документы офлайн — официальное дополнение от разработчиков, которое тянет файлы с диска, установленного на компьютере и при подключении к сети синхронизирует их с диском в облаке. Удобно в поезде, самолете и т.д.
  • Редактирование файлов Office — официальное дополнение от разработчиков, которое позволяет открывать и редактировать файлы MS Office в браузере. Достаточно перетянуть. Редактор плохой. Проще конвертировать в *.gdoc и по окончании скачивать *.docx
  • Google Keep — базовый заметочник от Google, который всегда доступен в документах. Удобно переносить данные. Редко нужен, но советую сразу переходить на него на своем телефоне т.к. воронка Google сервисов быстро затягивает своим удобством. 
  • Reader Mode — сторонний плагин, который выключает любой сайт, оставляя только текстовое содержание основной части сайта. Часто нужен в копирайтинге.

Командная работа и «прямой эфир» в Google Таблицах

Редактируемые файлы синхронизируются в реальном времени. Это позволяет прямо с телефона вносить в таблицы правки и в прямом эфире видеть их в этом файле на всех открытых платформах. 

Т.е. несколько человек редактируют один и тот же файл, а изменения видны, словно при просмотре видеоролика. Это дает возможность работать с таблицами командно. Когда у каждого свой столбец и работа ведется параллельно.

Где применимо

Два инженера на объекте должны настроить больше сотни единиц оборудования. Оборудование имеет некие опознавательные знаки в виде номеров. Третий инженер из офиса должен установить на настроенное оборудование новую прошивку. 

Как и всегда, задачу нужно выполнить «еще вчера», т.е. делать нужно быстро!  Как не сойти с ума и не посадить батарею на телефоне?

  1. Инженеры создают таблицу и фиксируют в ней отработанное оборудование по заранее оговоренной схеме (крестики, нолики, прочее).
  2. Инженер из офиса видит в прямом эфире правки в таблице и устанавливает прошивку. Никто никому не звонит т.к. нет необходимости.
  3. Инженеры на объекте не путаются в оборудовании т.к. видят ту же самую таблицу с пометками от самих себя и инженера из офиса.
  4. Если возникают проблемы, ставится другая пометка и оборудованию уделяется повторное внимание.

Гениально! Этот под применим и к текстам, но специфика текстовых документов немного отличается.

Работа с календарем в Google Docs

google docs calendar addevent 620x304 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Еще один полезный сервис. Достаточно в правом сайдбаре выбрать календарь, и создать событие. Календарь будет полезен в ряде случаев:

  1. Когда нужно установить напоминание и быстро найти нужный документ в указанное время (например, завершить работу в файле через неделю).
  2. Когда нужно создать задачу не покидая активную вкладку. Особенно актуально для сторонних менеджеров задач с синхронизацией с Google Календарем (например, завершить работу в файле через неделю).
  3. Когда нужно перенаправить файл для дальнейшей работы другому человеку. Достаточно открыть файл для редактирования конкретным участниками или только по ссылке и назначить задачу на нужный почтовый ящик (см. скриншот назначения задачи другому выше и результат ниже).

На примере показаны два почтовых ящика. Основной замазываю т.к. не хочу его попадания в базы рассылок. При создании события выбрал дополнительное уведомление по почте и прикрепил ссылку на редактуру файла. 

google docs calendar to mail 620x349 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Google Tasks

Я его не использую т.к. у него один громадный минус: задачи, созданные с телефона не попадают в календарь вообще. Это очень неудобно. Поэтому нашел альтернативное решение — менеджер задач TickTick. Также можно использовать любой другой, например, Todoist.

Создаваемые на мой почтовый ящик события автоматически синхронизируются с менеджером, а на ключевые и вовсе настроена пересылка из почты, прямо в задачник.

google docs calendar Ticktick 620x641 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Заметки

Помимо менеджера задач и календаря, у любого продуктивного человека должен быть заметочник. Это простая программа для простых записей, которые не тянут на полноценную задачу.

Список покупок, номер телефона, адрес, имена, какие-то числа и другое нужно куда-то записывать.

Экосистема Google дает прекрасное решение, совместимое с документами, почтой, календарем и браузером. отдельный плагин позволяет сохранять данные налету.

google docs via keep 620x390 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Принцип тот же. Для заметок есть отдельный сайт для более удобной работы, а плагин для браузера позволяет быстро сохранять разные незначительные данные прямо на страницах сайтов https://keep.google.com/

Почта

Как вы уже догадались и увидели выше, почта тесно пересекается с документами. Нет смысла что-то описывать т.к. все удобства показаны на скриншотах выше и ниже. Все делается из одного места. Никаких лишних телодвижений.

google docs calendar to mail 2 - Google Docs — как настроить и использовать все возможности сервиса

Его величество — Google Drive

Это своеобразный центр управления экосистемой аккаунта Google. Все документы проходят через него.

Если плотно осваивать работу через Google сервисы, придется обязательно его установить. К тому же диск синхронизирует с облаком все нужные вам файлы. Т.е. если целенаправленно не удалять, ничего никогда не потеряется.

Читайте также

Похожие записи

5 ингредиентов вирусных статей
Истории, которые можно рассматривать как умеренно вирусные, обеспечивают долгосрочный трафик и постоянный органический обмен ссылками со стороны читателей. Все эти...
Лицензия на изображения — преимущества платных и бесплатных фото банков
Графический контент позволяет в корне изменить восприятие статьи. Графика разбавляет текстовую портянку, что крайне важно сегодня —  во времена, когда...
Reader Mode — полноценный режим чтения с помощью расширения для Chrome
Согласитесь, на скриншоте выше можно прочитать статью, но идеальным эти условия назвать сложно. Отвлекающий темный сайдбар справа, метаданные самой статьи...
Копирайтерам на заметку — подборка полезных сервисов проверок уникальности и качества текстов
Решил собрать в одной статье все самые популярные сервисы для работы уже с готовым текстом. Основные проблемы текстов для веб-сайтов...
Полиглот — быстрый старт в изучении английского языка
Так сложилось, что английский язык стал универсальным средством коммуникации во всем мире. Многие вакансии также требуют знание данного языка и...

Комментарии

Бесполезно писать спамные сообщения. Все комментарии проверяются;
Можно оставлять ссылки (через <a href), если они несут полезную информацию или дополняют статью;

Добавить комментарий